所属各部门：  

　　为确保本所各部门在2021年度各项工作中形成的文书、声像材料及时、完整归档，实现规范化、科学化管理，保证归档工作的顺利进行，根据《中科院档案建档规范》和《南海所档案管理办法》的相关规定，现将归档工作有关事项通知如下：  

　　1.凡2021年度工作活动中形成并已完结的，能反映本部门职能活动，具有参考利用价值和凭证作用的文书、声像材料均需归档。(注：2021年前因特殊原因仍尚未移交或未完全归档的文书、声像材料也一并归档。)  

　　2.部门归档人员按照归档要求，对归档材料进行收集、整理，将符合归档规范的文书、声像材料移交档案室。移交材料与移交目录对应一致，移交目录含纸质版和电子版各一份。归档材料均为原件，特殊情况移交复印件加以标注。归档材料编注页码，使用不锈钢钉装订。（注：所内发文已统一归档，无需部门重复归档。） 

　　3.各部门应重视归档工作，做到组织保证、人员到位，按时按要求完成。 

　　4.2022年6月30日前完成部门2021年度归档材料的移交工作。   

　　联 系 人： 钟世萍 

　　联系电话：020-89023110     

　　联系邮箱：spzhong@scsio.ac.cn  

　　党政办   

                                                              2022年6月1日